המדריך השלם לבניה וסידור של מדפים לארכיון

מאז המצאת המילה הכתובה משמשים הארכיונים לתיעודו ושימורו של מידע מסוגים שונים ולמטרות מגוונות לטווח הארוך.
ארכיון המתוכנן ביעילות, ישמר את המידע המאוחסן בו באופן איכותי, כך שיעמוד בפגעי הזמן ויאפשר שימוש נגיש וידידותי למשתמש ושליפה מהירה של מידע מבוקש בעת הצורך.
קבלו את המדריך השלם שיתווה עבורכם את הדרך לבנייה וסידור אופטימליים של כל ארכיון, לטובת שיפור איכות השימור ושדרוג חווית השימוש בעת הצורך.

מה זה ארכיון ולמה חשוב לסדר נכון את מדפיו?

מקור המונח ארכיון במילה היוונית 'ארכה', שפירושה קדום או ראשוני, בדומה למושג 'ארכיאולוגיה'.

הארכון, נושא משרה רם מעלה בערי המדינה של יוון העתיקה, היה שומר בביתו, שזכה לכינוי 'ארכיון', כתבים ומסמכים שונים.

כיום ארכיונים משמשים לשימור מגוון סוגי מידע לטווח הארוך, מתוך שאיפה לאפשר שליפה נגישה בעת הצורך, וזו בדיוק הסיבה לחשיבות הרבה של ארגון נכון בכל הנוגע למערכות המידוף ולתכנון הכולל והסידור הפנימי בארכיון.

ארגון וסידור חכמים של מדפי הארכיון יכולים לחסוך זמן רב ולייעל מאוד את חוויית השימוש של הלקוחות או קהל היעד, בין אם מדובר בארכיון מנהלי הפועל במסגרת ארגון או בארכיון תיעודי, המאחסן מידע היסטורי או כזה שנוגע לעניין מרכזי מסוים.

 

סוגי מדפים לארכיון

מדפים לארכיוןבראש ובראשונה חשוב להדגיש שמדפי הארכיון חייבים להתאים לפריטים המיועדים לשימור ולאחסון על גביהם.

לפיכך, יש להעריך את משקלם הממוצע של ארגזי הפלסטיק או המתכת, או לחילופין של התיקים המיועדים לשימור, ולוודא שכושר הנשיאה של המדפים אותם תבחרו – מותאם לצרכים הצפויים בשטח.

עוד יש לתת את הדעת למידת רגישותם של הפריטים המאוחסנים בארכיון ללחות ולאור, ולבחור פתרונות מותאמים שיבטיחו הגנה מרבית ושימור איכותי של החומר הארכיוני.

מדפי מתכת מגלוונת הם קלי –משקל, עמידים בקורוזיה ובעלי כושר נשיאה אופטימלי ביחס למשקלם, ולכן נחשבים לאפשרות המובילה כשמדובר בארכיונים.

ראוי לציין שמדפי מתכת, שניתנים לחיתוך מחודש, לשינוע ולשינויי מיקום בקלות, מאפשרים שינויים עתידיים בארגון מערכות המידוף ובמרווחים בין מפלסי המדפים, וכן מקלים על ההתרחבות צפויה, במידה ומדובר בארכיון צומח.

ניתן לתכנן ולהזמין במגוון מידות מדפים לארכיון, כאשר חשוב לתכנן את סידורם בקפדנות, תוך שימת לב לניצול מרבי של שטח הארכיון העומד לרשותכם.

 

תהליך תכנון, בניה וסידור נכון

כשמדובר בבניית ארכיון לא ניתן להפריז בחשיבותו של תכנון מוקדם ומושכל, שיאפשר לא רק ניצול מיטבי של השטח, אלא גם חיסכון משמעותי בעלויות.

לצורך התכנון, השלב הראשון יהיה מדידות מדויקות של החלל המיועד למערכות המידוף, שבמהלכן חשוב גם לוודא שפתחי החלונות, הדלתות ושקעי החשמל יישארו גלויים ונגישים.

למרות שמספר הקומות והמרווחים ביניהן ניתנים לשינוי כל עוד מדובר במערכות מידוף ממתכת – מומלץ מאוד לתכנן נכונה את ההקמה הראשונית, תוך היוועצות בגורמים מקצועיים ומוסמכים.

במסגרת התכנון המקדים, יש לקחת בחשבון מהי כמות המשתמשים הצפויים לשהות בארכיון בעת ובעונה אחת, על מנת להתאים את רוחב המעברים ולמנוע עומסים בזמנים בהם אנשים רבים יזדקקו לשירותי הארכיון במקביל.

עוד חשוב להגדיר אם מדובר בארכיון סטטי או כזה שמיועד להתרחב ולגדול, כשבמקרים של ארכיונים צומחים יש להשאיר די מרחב פוטנציאלי לגדילה זו.

 

לסיכום, ארכיון מסודר ומאורגן למופת, המשמר באופן אופטימלי את המידע יקר הערך אשר מאוחסן בו, מתחיל מתכנון מוקפד ומושכל, המתבסס על ידע מקצועי וניסיון בתחום.

חברת אפגרייד צברה ניסיון רב שנים בתכנון, ארגון והקמת מערכות מידוף לארכיונים. המומחים שלנו שמחים להעמיד את הידע המקצועי שצברנו לטובת קידום ארכיונים של גופים וחברות מובילים בישראל.

צרו עמנו קשר עוד היום לתיאום פגישת ייעוץ מקצועית, ויחד נבנה או נארגן מחדש ארכיון שיגן וישמר לטווח הארוך את המידע המאוחסן בו, ויהיה נוח וקל לשימוש.   

 

 

בחזרה למגזין