החוק בישראל דורש לשמור מסמכי דיווח ראשוניים (תעודות משלוח, חשבוניות מס, חשבוניות מקוריות לרכישת חומרים) למשך מספר שנים לאחר תום תקופת הדיווח. האחסון צריך להיות מאורגן או בחדר נעול מיוחד – ארכיון, או בארונות נעולים במקום מושבו של הגוף העסקי.
ארונות מתכת פשוטים
ארונות מתכת נוצרו עבור עובדי הנהלת החשבונות ומחלקות אחרות: כלכלה, משאבי אנוש. לפי ייעודם, הם מסווגים למספר סוגים:
- לאחסון מסמכי ארכיון;
- למסמכים בשימוש שוטף ומתעדכנים;
- לטפסים של דיווח מחמיר, חותמות;
- לכסף, ועבור נושאי חתימות אלקטרוניות.
כמו כן, אם יש לכם ארגון קטן ומשרד, אז קיימת גם אפשרות לחדר אחסון מיוחד. כאן יבואו לעזרתכם ארונות ארכיון.
ארונות ארכיון למסמכים
ארונות ארכיון מיועדים לאחסון מסמכים עם גישה מוגבלת אליהם. הם משמשים במשרדים וחדרי ארכיון. הם מבנה מרותך או מודולרי העשוי מלוח מתכת בעובי 0.6 עד 0.8 מ"מ. הדלתות ננעלות במנעול ברמת סודיות ועמידות התחלתית. המנעולים מגבילים את הגישה לתוכן, אך לא מונעים אותה לחלוטין כמו כספות או ארונות מסוגים אחרים. בואו ננסה לחשב את מספר הארונות הנדרש לארגון הארכיון.
לדוגמה, יש לכם 2000 מכירות בשנת הדיווח ואותו מספר של רכישות. בסך הכל 2000 תעודות משלוח למכירה, 2000 חשבוניות מס, 2000 תעודות משלוח לרכישה, 2000 חשבוניות מס לרכישה, 2000 חשבוניות מקוריות – סך הכל 10,000 מסמכים. בחבילת נייר סטנדרטית בגודל 30x21x5 ס"מ יש 500 דפי נייר. אז לאחסון דוחות לשנה אחת יידרשו: 10,000 דפים / 500 דפים * 5 ס"מ = 100 ס"מ של מדפים לאחסון מסמכים בעמידה. נוסיף לזה 10% למחיצות, אטבים, מהדקים ופתרונות אחרים שמשתמשת בהם הנהלת החשבונות לסימון מסמכים. מקבלים 110 ס"מ, נכפיל אותם ב-5 שנות אחסון, סך הכל – 550 ס"מ. הרוחב הנפוץ ביותר של ארון ארכיון הוא 80 ס"מ.
עם הנחות קטנות, מתקבל שעבור כמות כזו של מסמכים יידרשו כ-7 מדפים בארון + מדף אחד לחוזים עם ספקים. ארון אחד בגובה 185 ס"מ מגיע אצל יצרנים שונים עם שלושה או ארבעה מדפים. כלומר, לארכיון שלכם יידרשו לפחות 2.
כעת אתם יכולים לחשב בעצמכם את מספר ארונות הארכיון הדרושים לעסק שלכם על ידי הקטנה או הגדלה פרופורציונלית של הנתונים ההתחלתיים בנוסחאות שהובאו.
יתרונות:
- מחיר נמוך יחסית;
- נוח לשימוש עבור כמות גדולה של מסמכים;
- משקל נמוך;
- דגמים מודולריים קלים יותר וזולים יותר להעברה.
חסרונות:
- עמידות נמוכה בפני פריצה;
- קשיחות נמוכה של פלדה דקה. חיסרון זה מתאזן במידה מסוימת על ידי שימוש בלוח עבה יותר ומבנה מרותך לעומת מודולרי.
לאחסון מסמכים יקרי ערך יותר: מסמכי התאגדות מקוריים, חוזי שכירות, אשראי, ליסינג, השקעות – משתמשים בארונות מסוג כספת, הנקראים ארונות משרדיים.
ארונות משרדיים ממתכת
ארונות משרדיים מיוצרים כמבנה מרותך אחד מלוח מתכת בעובי 1.2 עד 2 מ"מ, מתאפיינים באמינות גבוהה ועמידות בפני פריצה. בניגוד לארונות ארכיון, יש להם מנעול ברמת סודיות ואמינות גבוהה יותר. בחלק מהארונות מותקנים מנעולים אלקטרוניים עם קוד.
לארונות משרדיים יש מגוון עצום של גדלים ואפשרויות פונקציונליות. יש ארונות כמו ארכיוניים לכמות גדולה של מסמכים, ויש קטנים – לא גדולים מארונית. יש עם מדור אחד, שניים, שלושה עצמאיים. כמו כן קיימים דגמים עם תא פנימי נעול לאחסון כסף (כספת), נושאי חתימה אלקטרונית ומסמכים חשובים במיוחד.
יתרונות:
- עמידות גבוהה בפני פריצה בהשוואה לארונות ארכיון;
- אורך חיים ארוך יותר הודות לאביזרים איכותיים יותר;
- קשיחות טובה;
- אפשרות לבחור את האפשרות האופטימלית עבורך מתוך מגוון עצום של תצורות.
חסרונות:
- עלות גבוהה יותר;
- משקל גדול יותר.
זכרו כי מדף צריך להבטיח עבודה מהירה ובטוחה במחסן, לכן בעת בחירת המבנה, בדקו בקפידה את מאפייניו. אנו באפגרייד תמיד עומדים לרשותכם ומוכנים לעזור עם הבחירה. אנא צרו קשר עוד היום וקבלו שירות מקצועי וזריז!
