מהו ניהול מלאי?
ישנם לא מעט בתי עסק אשר לב ליבו של פעילותם העסקית נעוץ במלאי. המלאי הוא שם לכמות המוצרים אותו בית העסק מוכר לצורך עשיית רווחים או עושה בו שימוש כתנאי מקדים לפעילות השוטפת. יש לא מעט סוגי מלאי, להלן שלושה הסוגים הנפוצים ביותר של המלאי העסקי:
מלאי מוצרים מוכנים
המדובר על סוג מוצרים אשר תהליך ייצורם הסתיים והם מוכנים לעמוד למכירה למשל טקסטיל על סוגיו, צעצועים, תמונות, פרפומריה ועוד. כאשר מדובר על עסק אשר מוכר מוצרים מוכנים ומוגמרים חובה עליו לדאוג לכמות מוצרים מספקת על מנת שלא לעמוד במצב בו ישנה דרישה למוצר מסוים ואילו הוא חסר במלאי. זהו מצב אשר עלול לגרום להפסד כלכלי מידי ולעיתים גם להפסד כלכלי בטווח הארוך.
מלאי עסקי של חומרי גלם
ישנם בתי עסק אשר זקוקים לחומרי גלם מסוימים על מנת להשלים את תהליך ייצור המוצר הסופי או שחומרי הגלם, הם המוצר הסופי אשר עומד למכירה. כך או כך מדובר בסוג מלאי אשר חשיבותו היא עצומה שכן ישנם חומרי גלם אשר יש לאחסנם בכמות מספקת על מנת שלא לגרום לנזקים מתמשכים או לבלאי ומאידך שלא לבזבז שטח אחסון היקר גם כך.
מלאי מוצרים שאינם מוכנים
כלומר מוצרים אשר נמצאים בתחילתו, באמצע או בסופו של תהליך הייצור, למשל מלאי של עץ אשר טרם עובד, או נמצא באמצע תהליך העיבוד לפני הפיכתו לפריט ריהוט, לדק, לפרגולה וכדומה. חשוב במיוחד להקפיד מחד על כמות נאותה של מוצרים על מנת לא “להיתקע” ללא סחורה עבור לקוחות ומאידך כמות שאינה חורגת מגדר הסביר שכן שטח האחסון עצמו הוא יקר וכמובן כמות גדולה מדי של מלאי עלולה לגרום לבלאי או לנזק למשל לחות בקורות העץ אשר עלולה להוביל להוצאתם מפס הייצור.
החשיבות בניהול מלאי נכון
יש עוד לא מעט סוגים של מלאי עסקי אך בשורה התחתונה, מכיוון שישנם לא מעט בתי עסק שהמלאי העסקי שלהם מהווה את “הלחם והריבה” של פעילותם העסקית, ניהול מלאי עסקי שאינו נכון עלול לעלות לבית העסק ביוקר ולגרום להפסדים כספיים מתמשכים. על מנת להימנע מהפסדים ולרשום רווחים, חשוב לנהל את המלאי בכל האמצעים האפשריים החל מהתאמת המידוף לסוג המוצרים וכלה בניהול רשימות מלאי באופן שוטף.
סוגי מלאי וחשיבותם
ככל שעסק נזקק למלאים גדולים יותר או מסוגים שונים, כך הופך הניהול בתחום זה לחיוני יותר עבור המערך הלוגיסטי, המחסנים והארגון כולו. קל יותר להבין את החשיבות של הקפדה על ניהול איכותי בתחום זה כאשר בוחנים את הסוגים השונים של המלאי הקיים בארגונים:
מלאי חומרי גלם
כל מפעל ייצור צריך להחזיק כמות מספקת של חומרי גלם החיוניים לתהליך הייצור. במידה ונוצרים חוסרים בחומרי גלם, ההשלכות עשויות להיות הרסניות במידה ותהליך הייצור לא יכול לפעול כהלכה. במקביל לחשיבות קיומם של חומרי גלם בכמות ראויה, חשוב לא פחות להימנע מהחזקת כמויות גדולות מדי. הדבר יוצר עומס מיותר על המערך הלוגיסטי, כרוך בשטחי אחסון יקרים ועשוי גם להביא לבלאי של פריטים ישנים.
מלאי מוצרים בתהליך
יצרנים רבים מנהלים במקביל כמה תהליכי ייצור. במקרים אחרים, מיצר מפעל באפן עצמאי מוצרים שונים שנועדו לצורך פעילותו השוטפת. בשני המקרים הללו ובמקרים רבים אחרים, מצטבר במפעל ובארגון מלאי של מוצרים שצריכים לעבור עיבוד נוסף לפני אספקתם ללקוחות. מכיוון שלעולם לא ניתן להימנע מהחזקת כמות מסוימת של מוצרים בתהליך (וזאת כדי להימנע מעיכובים בתהליך הייצור), גם כאן חשוב מאוד להקפיד על ניהול נכון.
מלאי מוצרים גמורים
בעסק יצרני ולא פחות מכך, בעסק המשווק מוצרים מכל סוג שהוא, חיוני להפקיד על רמות מלאי נאותות של מוצרים גמורים. מעטים הם המקרים שניתן להחזיק רק את כמות הפריטים המיועדת למכירה בטווח הזמן המידי. על מנת לספק ללקוחות את המוצרים שנדרשים להם, ובכדי לשאוף לשפר את המכירות ולהגדיל אותם, חיוני להחזיק כמות מספקת של מוצרים גמורים. אחד הדברים המזיקים ביותר לכל עסק הוא לא להיות מסוגל לספק ללקוחותיו בזמן את הסחורה שלה הם זקוקים.
עשה ואל תעשה במחסן
עבור חברות וארגונים עסקיים רבים תפעול וניהול מחסן כחלק מהעבודה השוטפת הם בגדר חובה. בין אם מדובר במחסן קטן או גדול, בכזה שמועסקים בו עובדים מעטים או רבים, יש צעדים רבים שניתן לעשות בכדי לנהל אותו בצורה טובה יותר. במקביל, יש צעדים שאסור לעשות, מכיוון שהללו עשויים לגרום לבעיות ולנזקים ששכרם יוצא בהפסדם.
פעולות שכדאי לבצע
קיימות פעולות רבות שיובילו לשיפור יעילות המחסן. בין היתר חשוב להעסיק עובדים איכותיים, להדריך אותם, לעשות שימוש באמצעים טכנולוגיים, ולשמור על סדר וניקיון.
- העסקת כוח אדם איכותי – לעומת העבר, כוח העבודה הנדרש היום במחסנים רבים צריך להיות איכותי, הן ברמת העובד והן ברמת המנהל. במיוחד כאשר מדובר על מערך לוגיסטי גדול, משמעותו של העובד האיכותי רבה מבחינת קיצור זמני אספקה, הקטנת ביצוע טעיות, מספר נמוך של תקלות בטיחות או תאונות ועוד.
- הדרכת העובדים – במיוחד במחסנים שבנויים מתתי אזורים נפרדים, מומלץ להכשיר את העובדים ולהדריך אותם על מנת שיוכלו לעבוד לא רק באזור המיועד לעבודתם השוטפת. באופן כזה, ניתן לנייד עובדים לפי הצורך. במילים אחרות, באופן כזה ניתן להעביר עובד בשעות לחץ מאזור פחות עמוס בעבודה לאזור יותר עמוס.
- שימוש בטכנולוגיה מתקדמת – עזרים שונים יכולים לייעל את עבודת המחסנאים והמנהלים, ולשפר את זרימת הסחורה הזורמת אל המחסן או מחוצה לו. העזרים יכולים להיות שימוש בקורא ברקודים, תוכנות מחשב שמסייעות ליעל תהליכי ליקוט סחורה ועוד.
- תכנון מקום יעיל יותר – תכנון מקום יעיל יותר יכול לשפר מאוד את היעילות התפעולית. מדובר במיקום של כלל הפריטים ובמיוחד של פריטים שתדירות כניסתם והוצאתם מהמחסן הינה רבה. באופן כללי, מומלץ שפריטים שתנועתם במחסן רבה יהיו ממוקמים באזורים הסמוכים לכניסה למחסן. תכנון המקום בצורה יעילה בהתייחס לכלל הפריטים שבמחסן, משמעו ניצול מיטבי של השטח כולו ומניעת בזבוז. חשוב לזכור ששטח שאיננו מנוצל כהלכה עולה כסף מיותר.
- שמירה על הסדר והניקיון – כל מחסן יפיק תועלת רב משמירה מיטבית על סדר וניקיון. הדבר חיוני לצורך קיצור הזמן הנדרש לביצוע פעולות שונות (קליטת סחורה, ספירת מלאי, הוצאת סחורה). בנוסף, הדבר חשוב למניעת היווצרות מפגעי בטיחות מיותרים.
פעולות שלא כדאי לבצע
בין הפעולות שחשוב להימנע מהן במחסן נציין את ניצול היתר של התפוסה והפחתה בזמן ההכשרה של העובד.
- ניצול יתר – בהמשך להמלצה של ניצול נבון יותר של כלל שטח המחסן, ראוי להדגיש שחובה להיזהר מניצול יתר. הפיתוי להכניס יותר סחורה או יותר פריטים למחסן יכול להביא לצמצום מסוכן של מעברים. הדבר יכול לגרום לתאונות או לפגיעה תדירה בפריטי סחורה שונים.
- קיצור זמן ההכשרה – מאוד לא מומלץ להכניס עובדים לעבודה ללא מתן הכשרה מספקת. קיום הכשרה טובה ויותר מכך, מתן הדרכות שוטפות, הן דבר משתלם מאוד בטווח הארוך. עובד מיומן יותר יהיה בדרך כלל יעיל יותר. בנוסף, חשוב מאוד לספק הדרכות בטיחות תקופתיות, על פי הצורך.
