עשה זאת בעצמך: טיפים ועצות לתכנון המחסן המושלם

הן בחברות רבות הן בפעילות עצמאית, המחסן מהווה אחד מן האלמנטים החשובים ביותר.
הוא אמנם נמצא מאחור ואמנם לא חשוף ללקוחות, אך למחסן ולתכנון הפנימי שלו יש השפעה ישירה על התפוקה של העסק ושל העובדים בסביבתו.
כך, ייעול המחסן הוא בעל השפעה מידית על שיפור של פעילות העסק כולו, גם אם הוא נעשה בהיקף קטן יחסית.
באמצעות מתן תשומת לב למספר נקודות מרכזיות, כל אחד יכול להביא לתכנון נכון ומיטבי יותר של המחסן שלו, וכך לייצר סביבת עבודה נינוחה וטובה יותר.

תכנון המחסן על פי צרכיו

ארגון נכון של המחסן נעשה קודם כל מתוך תכנון קפדני שלו, ומתוך הבנת הצרכים של המחסן ואופי הפעילות המתבצעת בו.

כך, הארגון והעיצוב הפנימיים של המחסן לא יכולים להיעשות במודל של כיבוי שריפות, שבמסגרתו יתוקנו פגמים קטנים בזה אחר זה וללא ראייה ארוכת טווח.

יש לבצע תכנון מקדים אשר לוקח בחשבון את כל ההיבטים החשובים אודות המחסן וכך מניב תוצאה הוליסטית והרמונית.

בין ההיבטים שיש לשקול אודות המחסן הם הבאים:

אופי הפריטים שהוא מכיל:

המחסן צריך להיות מתוכנן בהתאם לפריטים שהוא מכיל, לרבות הגודל שלהם והמשקל שלהם.

מתוך הבנת האופי שלהם, יהיה ניתן לארגן את החלל הפנימי בתוך המחסן, אפשרויות הגישה אליו והשינוע של הפריטים הללו אל תוך המחסן והחוצה ממנו.

אופי העבודה במחסן:

מחסנים שונים עשויים להיבדל ביניהם באופן מהותי מבחינת הפעילות בהם.

ישנם מחסנים שממלאים פונקציות נוספות על האחסון עצמו, כמו עבודה נוספת הנעשית במחסן ועד לאירוח של לקוחות בו.

אך גם מלאכת האחסון עצמה יכולה להתבטא בדרכים שונים, מבחינת כמות הפריטים שנדרשים לאחסון ותדירות התחלופה שלהם.

כך ניתן להבדיל בין הצרכים השונים של המחסן מבחינה אזורי פעילות ומבחינת אפשרויות התנועה והשינוע במחסן.

הצורה ההנדסית של המחסן:

בין השיקולים לתכנון של המחסן יש לקחת בחשבון את התצורה ההנדסית הפנימית שלו, מה היתרונות שלה ומה הכשלים שלה.

אחת מן המטרות בתכנון של המחסן היא מינוף נכון של התכונות שלו כדי למצות ממנו את המיטב, וכאשר הצורה ההנדסית של המחסן כוללת פינות, גומחות, תקרות מדורגות, שינויי מפלסים וחריגות הנדסיות נוספות, רק תכנון ראשוני יכול לייעל באופן הטוב ביותר את ארגון האלמנטים בתוכו.

תשתיות המחסן:

מבחינה זו ניתן לבחון את תשתיות המים והחשמל של המחסן ואיך הן פרוסות באופן ראשוני בו, אך ניתן להכליל בין שיקולים אלו גם את האור הטבעי הקיים במחסן ואת הטמפרטורה.

מבחינה זו, המחסן ניתן לנו באופן ראשוני בעל תנאים קיימים, שנוצרים כתוצאה מפריסת רשת החשמל והמים סביבו, אך גם ממיקומו של המחסן, אופי הבידוד של המבנה בו הוא ממוקם והפתיחות שלו לאור טבעי ולזרימת אוויר.

כנגד לתנאים הראשוניים הללו, יש לתכנן את השאיפות מן המחסן – היכן נחוצות לנו נקודות חשמל, היכן נחוצות לנו נקודות מים, היכן נחוצה לנו תאורה ומהי הטמפרטורה הנדרשת למחסן.

כך, ניתן להבין אילו אמצעים נלווים יש לשלב במחסן כדי להתאים את התנאים הראשוניים לשאיפות שלנו.

האלמנטים של המחסן

לאחר שבוחנים היטב את התנאים הראשוניים של המחסן ואת השאיפות שלנו מן המחסן, ניתן להתפנות לעסוק באלמנטים הנקודתיים הנוגעים לעיצוב הפנימי של המחסן ושל הארגון שלו.

המחסן הוא מקום שאינו חשוף לקהל הרחב, ולכן נהוג להעדיף באופן מוחלט את התפקוד הפונקציונלי של המחסן על פני הערך העיצובי שלו.

בעוד שרוב ההמלצות המובאות להלן אכן מתמקדות בפונקציונליות של המחסן, יש לזכור שגם לערך העיצובי ישנה חשיבות כלשהי, ולכן כדאי להתייחס גם אליה.

אלו האלמנטים העיקריים של המחסן שיש לשים לב אליהם ולתכנן אותם בקפידה כדי לייעל באופן מיטבי את הפעילות בו:

ארגון מדפים ושטחי אחסון:

ההיבט הראשון והמרכזי ביותר בתכנון של המחסן צריך להיות הארגון של המדפים ושל שטחי האחסון.

היבט זה לאו דווקא נוגע לארגון של הפריטים על המדפים ועל שטחי האחסון – על אף שזהו חלק בלתי נפרד מהיבט זה – אלא דווקא על המיקום של שטחי האחסון עצמם בחלל המחסן.

המדפים ושטחי האחסון צריכים להיבחר בהתאם לאופי הפריטים שהם עתידים להכיל, ראשית כל כדי שיהיה ניתן להתאים אותם מבחינת גודל ומשקל לפריטים, אך גם כדי שיהיה ניתן לחזות מהי תדירות הגישה אליהם.

באופן הזה, ניתן לארגן ראשית כל את אמצעי האחסון באופן שהגישה אליהם תתאים לתדירות הפנייה אליהם.

הדבר נעשה תוך מספר עקרונות פשוטים – ככל שתדירות הפנייה לפריט כלשהו תהיה גבוהה יותר, כך הוא צריך להיות ממוקם קרוב יותר לכניסה למחסן ולהיות בעל גישה נוחה יותר (נמוך לקרקע באם הוא כבד או בגובה העיניים באם אינו כבד).

בנוסף לכך, ארגון אמצעי האחסון צריך להיעשות באופן שישאיר די מרווח למעבר תוך תלות באופני התנועה העיקריים המתרחשים במחסן – לכל הפחות די מרווח שיאפשר מעבר נוח בהליכה בין המעברים, ומרווח גדול יותר כאשר נעשה שימוש בכלי שינוע שונים בתוך המחסן.

ריצוף וחיפוי קירות:

בהקשר של המחסן, ריצוף וחיפוי הקירות צריכים להיבחר תוך מתן דגש מהותי על ההיבט הפונקציונלי שלהם.

מבחינה זו, ניתן למנות הן את אריכות הימים של חומרי הגלם מהם עשויים הריצוף וחיפוי הקירות, והן את היכולת לנקות אותם.

אריכות הימים של חומרי הגלם נדרשת כתוצאה מהפעילות המרובה בתוך המחסן, אשר יכולה להתבטא גם בסחיבת משאות כבדים ובתנועה של אמצעי שינוע שונים, אך גם כאשר זה אינו המצב הפעילות הרבה מביאה לשחיקה מזורזת של תוואי החלל.

באופן הזה, חומרי גלם איתנים ועמידים יפצו על השחיקה המזורזת הזו ויבטיחו הן בטיחות בסביבת המחסן הן צמצום הצרכים לתיקונים ולחידושים.

מן הצד השני, הפונקציונליות של הריצוף ושל חיפוי הקירות צריך להתבטא גם ביכולת לנקות אותם בקלות ובנטייה שלהם להיגיינה.

סביבת המחסן יכולה להתלכלך בקלות, גם מתוך הפעילות הענפה המתרחשת במסגרתו וגם מפני שהשינוע הרב עשוי לגרום במחסנים רבים לפיזור ולשפיכה של נוזלים ושל מזונות.

באופן הזה, חומרי גלם אשר נוטים להיגיינה מלכתחילה ושקל לנקות אותם בקלות יקלו על ייצוב רמות ההיגיינה במחסן ויביאו לסביבה בריאותית ונעימה.

תאורה, טמפרטורה ותשתיות:

כפי שנאמר לעיל, בשלבי התכנון הראשוניים של המחסן יש להכיר היטב את התנאים הראשוניים השוררים בו ולקבוע כנגדם את הציפיות והשאיפות שיש לנו מהמחסן.

כך, בהמשך שלבי התכנון של המחסן יש לדאוג לשלב בארגון שלו את העזרים השונים אשר יממשו את השאיפות הללו.

בין העזרים השונים ניתן למנות חוטים מאריכים לפריסה נכונה של נקודות חשמל וצינורות לפריסה נכונה של נקודות מים, תוך שילוב של פתרונות יעילים ובטיחותיים להסוואה של חוטי החשמל וצינורות המים הללו.

בנוסף, ניתן למנות גופי תאורה שצריכים להיות מתוכננים כדי לשמור על רמות תאורה יעילות ובריאות במחסן אשר ימנעו את עייפות העובדים השוהים בו, וכמו כן בקרת טמפרטורה שצריכה להתבטא הן באמצעי אוורור, צינון וחימום בהתאם לצורך, אך גם בבידוד המחסן כדי להביא ליעילות אנרגטית.

עזרים טכנולוגיים:

הפתרונות הטכנולוגיים החדישים והמתקדמים של ימינו מאפשרים לייעול משמעותי של כל תחום בחיים ובמסגרת העסק, וביניהם גם בניהול של המחסן.

שני העזרים הטכנולוגיים העיקריים שניתן להצביע עליהם בהקשר של המחסן הם מערכת מעקב אחרי תכולת המחסן ומערכות בקרת אנרגיה.

מערכת מעקב מלאי יכולה לייעל באופן משמעותי את אופני הפעילות במחסן – מצד אחד, יש בה לספק מידע רלוונטי באורח נוח וידידותי יותר, ומצד שני היא מקלה על אפשרויות הניתוח של הפעילות במחסן ושל המלאי של העסק.

מערכת בקרת האנרגיה היא מפותחת מכך, והיא לא רק עוקבת ומנתחת את צריכת האנרגיה של המחסן, אלא יש בה גם לווסת את צריכת האנרגיה בהתאם לצרכים שונים.

שני סוגי המערכות הללו מהווים משפחות של מערכות, ובתוכם ניתן למצוא שלל מערכות בעלות פונקציות שונות.

מצד המערכות למעקב אחר המלאי ניתן למצוא פונקציות הנוגעות לקטלוג יעיל של המלאי, לאנליזה אוטומטית של תחלופתו ואף להתראות ייעודיות כדי לסייע לניהול המחסן.

מצד המערכות לבקרה אנרגטית, ניתן למצוא פונקציות שמביאות לוויסות נכון של המים, החשמל הטמפרטורה והתאורה במחסן בהתאם לתכניות שנקבעו מראש, או כתגובה לתנאים השוררים כתוצאה מנוכחות אנשים במחסן או כתוצאה מהטמפרטורה והאור הטבעי המגיע מבחוץ.

המערכות הללו ומערכות טכנולוגיות נוספות שיש בהן לשפר את הפעילות של המחסן יפעלו באופן הטוב ביותר אם ישולבו בו כבר משלב התכנון, ולא בצעד מאוחר יותר.

כך ניתן לתכנן ולארגן את המחסן בהתאם למערכות הללו, ולייעל אפילו יותר את הפעילות שלהם.

עיצוב פנים של המחסן:

עיצוב הפנים של המחסן לרוב מוזנח כדי לחסוך כספים, וזאת מתוך כך שברוב בתי העסק, המחסן אינו חשוף ללקוחות.

עם זאת, אין להזניח את העובדים עצמם אשר נמצאים במחסן, ויש לזכור שהתחושה שהם מקבלים בעת העבודה היא בעלת השפעה ישירה על אופי העבודה שלהם ועל התפוקה שלהם.

באופן הזה, כדאי לתת חשיבות לעיצוב הפנים של המחסן בהתאם להיקף הנוכחות של העובדים בו, וזאת מתוך הבנה שאף השקעה מועטה בלבד בפן האסתטי שלו יכולה לשפר משמעותית את ההרגשה של העובדים.

אין צורך להשקיע משאבים גדולים למדי כדי לחזק את הערך האסתטי של המחסן, שכן סגנונות עיצוביים מודרניים נוטים פעמים רבות לאלמנטים תעשייתיים.

באופן הזה, מרבית העבודה העיצובית על המחסן יכולה להיעשות רק באמצעות התאמת צבעים וגוונים נכונה של האלמנטים המרכזיים בו, או באמצעות שילוב של פרטי נוי צנועים שיכולים להוסיף למרחב החזותי.

בחזרה למגזין