מהו חוק הארכיונים ומי חייב ליישם אותו

חוק הארכיונים הוא חוק ממשלתי אשר נחקק בשנת 1955 הקובע מהו החומר הארכיוני אשר יופקד בארכיון המדינה וכן סמכויות הפיקוח והבקרה של מנהלת הארכיון בכל הנוגע לארכיונים ציבוריים ולחומר שברשותם.

ידיעת החוק היא דבר אחד, אך הבנת החוק, תוקפו והסמכויות שהוא מאציל וכן על מי חל החוק הם דבר אחר, חשוב לא פחות.

הכתבה הבאה נועדה לעשות סדר בעניינים, לפשט את החוק לקורא ולעזור לציבור להבין את משמעות החוק והיקפו.

 משמעות החוק

משמעותו העיקרית של החוק היא להוות יסוד חוקי לארכיון המדינה (נקרא גנזך המדינה עד שנת 2011) וכן להסדיר את פעולת הארכיון למול מוסדות ומשרדי המדינה השונים.

מלבד זאת, החוק יוצר את הבסיס החוקי למועצת הארכיונים העליונה וסדרי עבודתה, מסדיר את סוגיית החומר המצוי בידיים פרטיות וסוגיית החומר הארכיוני היוצא את גבולות המדינה.

החוק מפרט את סמכויות הבדיקה והבקרה של הארכיון, כולל רישום, טיפול, יצירת העתקים והצגה לקהל הרחב.

כדי להבין יותר טוב את החוק דרוש להבין מהו ארכיון המדינה.

ארכיון המדינה

ארכיון המדינה הוקם עם היווסדה של מדינת ישראל ונועד לשמור ולתעד את תולדות מדינת ישראל החל מתקופת שלטון העות'מנים בארץ.

תפקידיו העיקריים של הארכיון כוללים:

  • קביעת מדיניות השמירה וביעור התיעוד במדינה.
  • כינוס התיעוד הארכיוני, על כל סוגיו, של מוסדות המדינה השונים.
  • פיקוח ובקרה מקצועיים על פעולת הארכיונים השונים במדינה.
  • הוצאה לאור של מסמכי תיעוד שונים, ספרי הנצחה לנשיאי וראשי ממשלה של ישראל ועוד.

חוק הארכיונים נחקק זמן קצר לאחר קום המדינה והקמת הארכיון הלאומי כבסיס חוקי וכן כמסגרת משפטית ומקצועית לפעולת הארכיון.

הקדמה הטכנולוגית הגיעה אף היא לארכיון המדינה ועזרה לשפרה את פעולת הארכיון, סריקת המסמכים ותהליך הדיגיטציה אשר החלו בשנת 2015 הביאו לשיפור פעולתו.

כיום ניתן לצפות במסמכי ארכיון רבים – כ-40,000 במספר – באתר האינטרנט של הארכיון ולבקש עדכונים בנוגע לתיקים שנחשפו לציבור אך המידע לגביהם חלקי.

ההיסטוריה של חוק הארכיונים

 בינואר 1955 התקבל החוק על ידי כנסת ישראל אולם היוזמות לחקיקתו התחילו בשנת 1949.

בין השנים 1949 ו-1950 לחוק היו שלוש יוזמות:

  1. דר' גיאורג הרליץ, מנהל הארכיון הציוני המרכזי וסגנו, מר אלכס ביין, פעלו למען היוזמה הראשונה להקמת הארכיון וחקיקת החוק.
    יוזמתם התייחסה להקמת רשות ארכיונים ממלכיתת עליונה שתורכב מאנשי מקצוע, הגדרת המוסדות הגופים אשר כפופים לחוק וחובת הפקדת כל החומר התיעודי על גופים אלו.
  2. מנהלת הארכיון הציוני לשעבר והספרייה בניו-יורק, הגב' סופיה יודין, הציעה יוזמה אשר התבססה על החוק האמריקאי בנוגע לארכיונים ממשלתיים.
    יוזמתה הציעה את התקנות הבאות: ארכיון המדינה יהיה הארכיון הלאומי המרכזי אשר מפקח על ניהול הרשומות בכל המוסדות הממשלתיים, אשר בסמכותו לדרוש כל חומר, וכן כל החומר מתקופת שלטון העות'מנים והבריטים בארץ יהווה חלק מארכיון המדינה.
    יחד עם זאת תוקם ועדת גנזך שתורכב מנציגי הגופים המפקידים בארכיון.
  3. מחלקת החקיקה של משרד המשפטים הגישה חוות דעת בנוגע לארכיון מדיני אשר התבססה על החוק הצרפתי והחוק האמריקאי ביחס למצב במדינת ישראל.
    ההצעה כללה הגדרת המושג "חומר ארכיוני", קבעה את מעמד ארכיון המדינה, מינוי הגנז של הארכיון, חובת ההפקדה של חומר ארכיוני והפרדה בין זכויות יוצרים לזכות הבעלות.

בשנת 1966 ראש הממשלה, לוי אשכול, חתם על צו הארכיונים אשר קובע את המוסדות המוכרים כמוסדות ממשלתיים לעניין חוק הארכיונים.
בשנים 1974, 1985, 1990 עודכן הצו כדי לכלול ביתר פירוט ודיוק את המוסדות הכלולים בחוק.

מי מחוייב ליישם את החוק

 רשימת המוסדות ארוכה, אולם הנה כמה מוסדות המדינה המחויבים על פי צו הארכיונים לעמוד בחוק:

  • המוסד לביטוח לאומי
  • בנק ישראל
  • מועצת הרבנות הראשית
  • חברת הנפט הלאומית לישראל בע"מ
  • החברה לפיתוח מפעלי התיירות
  • חברת מקורות
  • ועוד

מוסדות אלו ורבים אחרים מחויבים על פי חוק לעמוד בתקנותיו של חוק הארכיונים אולם ישנם מוסדות נוספים שחוק הארכיונים אינו חל עליהם, לגביהם נכתב מסמך רקע שהוגש על ידי מחלקת המחקר והמידע של כנסת.

מוסדות אלו כוללים את הבאים:

  • מוסדות ממלכתיים – הצו אינו מפרט מוסדות ממלכתיים והחוק אינו קובע הליך ברור לקביעתם, כגון מוסד מבקר המדינה.
  • תאגידים – איגודי ערים, המועצה להשכלה גבוהה, הרשות הלאומית למלחמה בסמים ועוד תאגידים אחרים תואמים את הפרשנות החוקית אך הממשלה לא הכריזה עליהם בצו הארכיונים ועל כן הם אינם מחויבים על פי החוק.
  • חברות ממשלתיות – נכון לשנת 2014 ישנן 79 חברות ממשלתיות (עסקיות ולא-עסקיות, חברות בנות וחברות בבעלות מעורבת לממשלה) מתוכן רק 9 מוזכרות בצו.
    חברות ממשלתיות שאינן כלולות בצו כוללות את חברת החשמל לישראל בע"מ, התעשייה האווירית לישראל בע"מ ועוד.
  • חברות פרטיות – גופים פרטיים אינם חייבים להפקיד את חומריהם בידי ארכיון המדינה ולארכיון אין סמכות פיקוח עליהם.

אילו סוגי מסמכים חובה לשמור בארכיון

חוק הארכיונים קובע אילו חומרים יופקדו בידי ארכיון המדינה, הנה כמה דוגמאות:

  • חומר הקודם להקמת מדינת ישראל – כל חומר ארכיוני של מוסדות ממלכתיים שקדמו להקמת מדינת ישראל, כולל גופים ומועצות מקומיות אשר קיומם נפסק.
  • בתי ספר – בתי ספר בישראל מחויבים להפקיד חומרים ארכיוניים לצמיתות בארכיון המדינה, ביניהם רשימת בוגרי בית הספר כולל ציונים, פרוטוקולים מישיבות מועצת המורים והנהלת בית הספר, תכניות לימודים יחודיות של בית הספר, תקנונים, נהלים והוראות נוהג לתלמידים ועוד.
  • לשכת מדען ראשי – לשכת המדען הראשי למדינת ישראל חייבת להפקיד הצעות מחקר שאושר (לתקופה של 15 שנים), הצעות מחקר שדחו (למשך 5 שנים) ועוד.
  • משרד הבינוי והשיכון – המשרד יפקיד פרוטוקולים מישיבות הועדה המחוזית לתכנון ולבניה, תיק התכתבות במחלקה טכנית במחוז בנושאים שגרתיים שאין בו אסמכתאות לתשלום או בסיס להמשך פעולת תכנון ועוד.
  • משרד החקלאות – אגפי המשרד השונים חייבים להפקיד חומרים ארכיוניים בידי הארכיון.
    האגף להגנת הצומח, למשל, צריך להגיש הערות ביקורת מסחר והתכתבות, תיק ביקורת משתלה, שאלוני ביקורת שתילים וזרעים ועוד.

הגדרת החוק: מהו "חומר ארכיוני" – "כל כתב על גבי נייר או על גבי חומר אחר וכל תרשים, דיאגרמה, מפה, ציור, תו, תיק, תצלום, סרט, תקליט וכיוצא באלה – המצויים ברשותו של מוסד ממוסדות המדינה או של רשות מקומית להוציא חומר שאין לו ערך של מקור". [תיקון: תשכ״ד, תשמ״א]

ניהול וסידור הארכיון

המסמך "תקנות והנחיות לביעור ולשמירה" מפרט לגבי וקובע את משך שמירתם של מסמכים שונים אשר הוגשו מגופים מדיניים שונים, עליהם פירטנו בחלק הקודם.

התקנות וההנחיות מסדירות את נושא הביעור – השמדתו של חומר ארכיוני – החל מפרק הזמן הדרוש לשמירת כל סוג מסמך והנחיות לגבי אחזקת המסמכים השונים וביעורם.

"תקנות הארכיונים" הוא מסמך נוסף אשר מפרט את עבודת הארכיון ומתקן את תוואי פעולתו.

התקנות עסוקות בסדרי העיון בחומר הארכיוני, כולל בקשות לעיון, מועדי העיון, פרסום והעתקה, הגבלות החלות על חומרים ארכיוניים מסוימים ואופן החשיפה והגבלות בנוגע לחשיפה.

 

חוק הארכיונים הוא חוק אשר מחייב מוסדות, חברות וגופים רבים במדינת ישראל על אף החורים המצויים בו והמוסדות אשר אינם נכללים בחוק.

תפקידו לסדר, לארגן, לשמור ולבער חומר ארכיוני חיוני לתיעוד לטובת מדינת ישראל וממשלתה.

החוק אינו מחייב גופים פרטיים אולם ארכיון המדינה מקבל בזרועות פתוחות כל חומר ארכיוני שמוגש אליו מגופים פרטיים.

לארכיון הרשות להחליט האם החומר מיועד לשמירה או לביעור וכן הוא הקובע את החומרים המיועדים לחשיפה לציבור.

בחזרה למגזין